Nos conditions générales Voyages à New-york

Nos conditions générales font partie intégrante du contrat.

1. Comment s’inscrire ?

Nos inscriptions se font uniquement via notre site internet : www.gametime-activity.com.
Une fois l’inscription réalisée, vous recevrez un email de confirmation, avec le récapitulatif de votre inscription ainsi que le plan de paiement à respecter.
L’inscription à un de nos stages, en Belgique ou à l’étranger, implique l’adhésion à nos conditions générales. Toute inscription vous engage à payer le stage et à vous y présenter.
Si vous rencontrez un problème lors de votre inscription, vous pouvez nous contacter directement sur l’adresse email info@gametime-activity.com ou par téléphone 0494/38.38.87
Afin de respecter une bonne organisation, nous n’acceptons que les inscriptions par semaine complète.

2. Comment payer ?

Le montant du stage ainsi que sa manière de paiement se trouveront sur votre confirmation.
Pour les stages à l’étranger, uniquement les paiements bancaires sont acceptés. Un plan de paiement vous sera communiqué, vous vous engagez à le respecter intégralement (montant, délais, communication bancaire).
En cas de non-respect du plan de paiement, cela équivaut à une résiliation du contrat de voyages à forfait à la demande du participant. Par conséquent, l’organisation se réserve le droit d’annuler l’inscription avec des frais d’annulation à charge du participant, tels que détaillés au point 3 b) des conditions générales.

3. Annulation et remboursement d’un stage.

a) Pour les stages en Belgique

Seules les annulations justifiées par un certificat médical pour nos stages en Belgique (externat), feront l’objet d’un remboursement sous forme de bon à valoir.
En cas d’absence partielle à un stage en externat, couvert par un certificat médical, nous vous rembourserons au prorata de votre absence sous forme d’un bon à valoir.
Le certificat médical doit nous parvenir dans les 3 jours ouvrables par email ou en main propre au responsable du stage.
Tout autre type d’annulation engendrera des frais de résiliation, tels que détaillés au point suivant .

b) Pour les Stages à l’étranger

L’ASBL propose des stages à l’étranger sous forme de voyages à forfait, comprenant l’hébergement, le transport et les activités sportives.
Toute annulation engendrera des frais d’annulation.
Les frais d’annulation se détaillent comme suit :

  • 9 mois avant la date du départ, 30% des frais de résiliation sur le prix total du voyage
  • 6 mois avant la date du départ, 50% des frais de résiliation sur le prix total du voyage
  • 3 mois avant la date du départ, 70% des frais de résiliation sur le prix total du voyage
  • 1 mois avant la date du départ, 90% des frais de résiliation sur le prix total du voyage
  • Moins d’un mois avant la date du départ, 100% des frais de résiliation sur le prix total du voyage

Pour rappel, une fois inscrit pour nos stages à l’étranger, nous vous conseillons vivement de souscrire une assurance annulation auprès de votre courtier en assurance ou directement auprès de notre ASBL via la personne de contact dont les coordonnées son reprises ci-dessus. Selon la conjoncture lors des diverses réservations ( vans, hôtels, vols, cours $/€.), le prix du voyage est susceptible de varier de 10% par rapport au prix annoncé sur notre site et sur nos réseaux sociaux.

4. Bon à valoir

Si vous disposez d’un bon à valoir lors d’une inscription, il est obligatoire de le mentionner dans la case « communication » ainsi que le montant.
Si votre bon est inférieur au prix du stage, vous devrez alors, payer la différence
Si le montant de ce bon est supérieur au prix du stage, un nouveau bon à valoir vous sera rendu à sa juste valeur (il y a lieu de rajouter la durée de validité du bon à valoir).
Il est obligatoire de remettre votre bon à valoir au responsable, le premier jour du stage.

5. Problèmes de santé

En cas d’éventuels problèmes de santé, il est obligatoire de nous le signaler en « communication », lors de votre inscription via le site. Il est aussi obligatoire d’avertir le responsable du stage oralement le premier jour du stage.

6. Documents

Pour nos séjours à l’étranger, il est indispensable que chaque participant soit en ordre des documents recommandés par le pays où nous séjournerons (passeport, autorisation parentale pour les mineurs, passeport vaccinal, tests médicaux nécessaires, Visa et tout type de formulaire à remplir).
Ces documents vous seront demandés lors de votre inscription et ils devront être fournis avant le départ au responsable du voyage. En cas de document ou test manquant, l’ASBL décline toute responsabilité.
Si le participant se voit refuser de participer pour une de ses raisons au voyage, il en sera le seul responsable et il devra assumer les frais d’annulation, tels que détaillés au point 3b) des conditions générales.

7. Garderies gratuites

L’asbl Game Time Activity met en place des garderies gratuites pour tous ses stages.
Celles-ci seront assurées par les moniteurs et responsables du stage. Il est obligatoire de respecter ces horaires.

8. Accidents

Les stagiaires présents à nos stages ainsi que le personnel qui y travaillent, sont couverts par une assurance accident corporelle.
En cas d’accident, toutes les mesures seront prises afin de mettre votre enfant dans les meilleures conditions.
Les parents seront avertis le plus rapidement possible. Si toutefois, les parents ou la personne responsable ne sont pas joignables et que l’urgence ne nous laisse pas d’autre choix, l’intervention se fera sans leur accord.
Pour nos stages à l’étranger et donc en internat, nous souscrivons une assurance qui couvre chaque stagiaire en cas de blessure, maladie, accident ou dégât matériel. Les responsables du séjour seront les seules personnes jugeant nécessaires pour l’éventuelle prise de traitement, l’hospitalisation ou l’intervention médicale pour assurer l’état de santé d’un enfant.
Vous autoriserez le médecin local à prendre les décisions adéquates afin de subvenir aux besoins de santé de votre enfant.

9. Attestation mutuelle

Pour obtenir une attestation mutuelle, nous vous demandons de remettre le document adéquat fourni par votre mutuelle au responsable du stage le premier jour du stage. Nous vous demandons de venir chercher le document complété lors du dernier jour du stage auprès du responsable.

10. Droit à l’image

Durant tous nos stages, nous filmons et photographions les participants. Si vous ne souhaitez pas que ces photos ou vidéos soient utilisés ou diffusés sur nos différents outils de communication, il est obligatoire de nous envoyer un email à l’adresse suivante : gametime.activity@gmail.com

11. Perte – Vols – Dégradation

L’ASBL Game Time décline toute responsabilité en cas de perte, vol ou dégradation de matériel personnel. Ne laissez aucun objet de valeur à vos enfants. En aucun cas, l’ASBL Game Time ne pourra être portée responsable de tels actes.
Ce type d’incident peut être couvert par votre assurance familiale.

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